El autodiagnóstico y el plan de trabajo son herramientas clave para conocer la situación actual de la empresa, identificar áreas de mejora y establecer una ruta crítica de acción. ¿Cómo se realiza un autodiagnóstico? y ¿qué beneficios obtendría mi empresa?
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El autodiagnóstico empresarial consiste en realizar un análisis sobre la situación actual de la empresa con el propósito de conocer la condición financiera, administrativa, operativa, de cumplimiento legal o de su estructura organizacional.
¿Cómo debemos ejecutar un autodiagnóstico?
Para el Instituto Mexicano de Mejores Prácticas Corporativas (IMMPC), el autodiagnóstico es un proceso voluntario y objetivo que ayuda a determinar el estado de la empresa conforme a las mejores prácticas corporativas y estas se dividen en 11 dimensiones:
| ELEMENTOS | ¿QUIÉN DEBE CONTESTAR EL AUTODIAGNÓSTICO? |
| Empresas Familiares | Presidente del Consejo de Familia o un miembro Grupo Familiar Patrimonial |
| Gobierno Corporativo | Presidente del Consejo de Administración o Presidente del Comité de Auditoría |
| Filosofía Corporativa | Director General o Director RH |
| Dirección Estratégica | Responsable de la Estrategia o Director General |
| Administración de Riesgos | Director de Riesgos o Auditor Interno |
| Cumplimiento Regulatorio | Director del área Jurídica |
| Innovación | Responsable de la Gestión de la Innovación o Director General |
| Mejora Continua | Director de Auditoría |
| Comunicación y Capital Humano | Director de RH |
| Tecnologías de la Información | Director de Tecnología de la Información |
| Supervisión y Monitoreo | Director de Auditoría Interna |
¿Cómo se aplica el autodiagnóstico?
La entrevista es una herramienta para el autodiagnóstico de una organización.
Los responsables del proceso deben involucrar a los directivos de la empresa para facilitar la captura de información.
La mayor parte de la información se obtiene en forma verbal, aunque también se puede generar procedimientos por vía escrita. Ciertamente, se dan casos en los que la información no se puede comprobar mediante documentos y no la maneja una sola persona, por lo que se requiere designar una persona que coordine la entrega de la información.
La información se puede recabar en cédulas de autodiagnóstico y sistematizarla a fin de extraer las conclusiones que servirán para elaborar un plan de trabajo.
Plan de Trabajo
Para Enric-Francesc Oliveras el plan de trabajo nos permite establecer cuáles son los objetivos que queremos conseguir en un determinado periodo de tiempo, los problemas a los que nos vamos a enfrentar y la metodología que usaremos para ello, definiendo aspectos como el presupuesto disponible, los recursos humanos asignados o la cronología prevista para su desarrollo.
Sus usos en el sector empresarial son múltiples. Aunque es habitual emplearlo en la búsqueda de financiación procedente de inversores o entidades bancarias hasta que obtenemos los recursos económicos necesarios, una vez que contamos con el presupuesto y la aprobación de la compañía, su principal razón de ser es la planificación de cómo vamos a ejecutar el conjunto de iniciativas, sirviendo como guía de trabajo para los propios empleados implicados en su ejecución, o para explicar a la dirección de la organización en qué tareas estamos inmersos.
Contenido del plan de trabajo
Para elaborar un correcto plan de trabajo no basta con que desglosemos el presupuesto o detallemos las funciones y plazos con los que debe cumplir cada miembro del equipo. Este documento deberá contener los siguientes aspectos:
- El período de ejecución del proyecto.
- Los objetivos que se pretenden conseguir.
- Los obstáculos que hay que resolver para su consecución.
- Los recursos necesarios, tanto humanos como materiales para su desarrollo.
- La estrategia para superar las limitaciones y llevar a cabo del trabajo.
En cuanto a su redacción, lo más aconsejable es seguir un hilo argumental a lo largo de todo el documento, que haga entender fácilmente al lector en qué consiste el proyecto, a qué se enfrenta y cómo se logra ejecutarlo.
También conviene incorporar los siguientes consejos:
- Tener en cuenta a quién nos dirigimos. Si, por ejemplo, vamos a presentar el plan de trabajo ante posibles inversores, el lenguaje y -sobre todo- el mensaje que tenemos que transmitir debe ser muy distinto que en el caso de que lo estemos explicando al equipo de trabajo. Por eso, es recomendable que, sobre el documento base, realicemos distintas versiones en función de las diferentes audiencias.
- Revisarlo. Las circunstancias cambian y no podemos caer en el error de mantenernos aferrados al plan inicial. Todo lo contrario. Si queremos lograr los objetivos marcados, será muy beneficioso que revisemos nuestras primeras ideas constantemente y las vayamos adaptando a las exigencias del momento.
- Ser realista. Presentando unas estimaciones y proyecciones alcanzables no sólo propiciaremos el éxito del proyecto, sino que también nos ayudará a convencer sobre la procedencia de la iniciativa al resto de miembros de la empresa, trabajadores, jefes o inversores.
- Justificarlo. En el plan de trabajo no basta con explicar qué vamos a hacer, sino que también es necesario que argumentes por qué podemos hacerlo. Podemos incorporar estadísticas, datos y gráficos para respaldar nuestro proyecto con más fuerza.
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